Was ist der Zweck dieser Konfiguration?
Diese Funktion ermöglicht es Ihren Gästen, verschiedene Kriterien (Dienst, Kompetenz, Region usw.) auszuwählen und dabei:
automatisch ein verfügbares Mitglied zu finden, das den gewählten Kriterien entspricht;
gleichzeitig einen verfügbaren Ort zu buchen;
den Ort automatisch in der Terminbestätigung anzuzeigen.
Schritt 1: Erstellen Sie Ihre Geschäftsteams
Was muss ich tun?
Gehen Sie zum Bereich Teams in Vyte.
Erstellen Sie Teams, die Ihrer Organisation entsprechen.
Zum Beispiel:
Team Literatur
Team Nachhilfe
Team EMEA
Team Kundensupport
Warum?
Diese Teams ermöglichen es den Gästen, die Art der Begleitung oder des Dienstes auszuwählen, die sie benötigen.
Schritt 2: Tags den Teams zuweisen
Was muss ich tun?
Öffnen Sie die Einstellungen jedes Teams.
Fügen Sie Tags hinzu, die ihrer Spezialisierung oder ihrem Aufgabenbereich entsprechen.
Beispiele:
Literatur
Nachhilfe
EMEA
Schulung
Beratung
Warum?
Tags dienen dazu, Teams zu filtern und Gäste an die richtigen Ansprechpartner weiterzuleiten.
Schritt 3: Ein dediziertes Team für jeden Ort erstellen
Was muss ich tun?
Erstellen Sie einen Benutzer, der jeden zu buchenden Ort repräsentiert.
Erstellen Sie ein separates Team für jeden Ort.
Fügen Sie nur den Benutzer, der diesem Ort entspricht, zu seinem Team hinzu.
Beispiele:
Raum Paris → Team „Raum Paris"
Raum London → Team „Raum London"
Schulungsraum → Team „Schulungsraum"
Warum?
Jeder Ort wird zu einer buchbaren Ressource, deren Verfügbarkeit automatisch geprüft wird.
Schritt 4: Mitglieder bei Bedarf mehreren Teams hinzufügen
Was muss ich tun?
Weisen Sie denselben Benutzer mehreren Teams zu, wenn er über mehrere Kompetenzen verfügt oder in mehreren Bereichen tätig ist.
Ein Mitarbeiter kann zum Beispiel gleichzeitig folgenden Teams angehören:
Literatur
Nachhilfe
EMEA
Warum?
Der Benutzer wird den Gästen vorgeschlagen, sobald er den ausgewählten Kriterien entspricht.
Schritt 5: Die Buchungsseite konfigurieren
Was muss ich tun?
Erstellen oder bearbeiten Sie Ihre Buchungsseite, damit Gäste ihre gewünschten Kriterien auswählen können (Tags, Teams oder Dienste).
Ergebnis
Vyte sucht automatisch nach Personen und Orten, die den gewählten Kriterien entsprechen.
Was sieht der Gast während der Buchung?
Der Gast wählt die Kriterien aus, die seinem Bedarf entsprechen.
Vyte zeigt dann:
die Verfügbarkeiten der Mitglieder der betreffenden Teams;
nur die Zeitfenster, in denen die den Kriterien entsprechenden Personen verfügbar sind.
Wie wird der Ort zugewiesen?
Wenn ein Zeitfenster ausgewählt wird:
Vyte prüft die Verfügbarkeit des zugehörigen Ortes.
Der Ort wird automatisch gebucht, wenn er frei ist.
Der Ort wird dem Ereignis und allen Mitteilungen hinzugefügt, die an die Teilnehmer gesendet werden.
Was erscheint in der Bestätigungs-E-Mail?
Der gebuchte Ort erscheint automatisch als Standardort in:
der Bestätigungs-E-Mail;
der Kalendereinladung;
den Termindetails.
Die Teilnehmer verfügen damit sofort über alle Informationen, die sie benötigen, um zum Termin zu gelangen.