Chaque type de rendez-vous peut disposer de son propre fuseau horaire, indépendamment du fuseau configuré dans votre compte Vyte ou dans votre calendrier connecté.
Cette fonctionnalité est particulièrement utile lorsque vous organisez régulièrement des rendez-vous liés à un lieu ou à une équipe situés dans un fuseau horaire spécifique.
Pourquoi définir un fuseau horaire sur un type de rendez-vous ?
Vous pouvez souhaiter fixer un fuseau horaire lorsque :
vous organisez des rendez-vous dans un bureau situé à l'étranger ;
vous recevez systématiquement des participants d'un même pays ;
vous proposez des événements liés à un fuseau horaire précis ;
vous souhaitez éviter toute ambiguïté sur l'heure de référence du rendez-vous.
Exemple :
Une équipe basée à Shanghai organise des rendez-vous avec des participants du monde entier. Elle peut décider que tous les créneaux de ce type de rendez-vous seront définis selon l'heure de Shanghai.
Où modifier ce paramètre ?
Depuis votre type de rendez-vous :
Configuration → Fuseau horaire
Vous pouvez :
laisser le fuseau horaire non défini ;
sélectionner un fuseau horaire spécifique ;
fixer et masquer ce fuseau horaire pour les participants.
Cas n°1 : Aucun fuseau horaire n'est défini sur le type de rendez-vous
Dans ce cas, Vyte adapte l'affichage au contexte de chaque utilisateur.
Ce que voit l'invité
L'invité consulte les créneaux dans son propre fuseau horaire.
Par exemple :
l'organisateur possède un compte configuré sur Shanghai ;
l'invité est en France.
L'invité voit les horaires convertis à l'heure française.
Ce que voit l'organisateur
Les notifications reçues par l'organisateur continuent d'utiliser le fuseau horaire de son compte Vyte.
Dans notre exemple, les emails de l'organisateur affichent donc les horaires selon le fuseau de Shanghai.
Cas n°2 : Un fuseau horaire est défini sur le type de rendez-vous
Lorsque vous choisissez un fuseau horaire spécifique, ce fuseau devient la référence du rendez-vous.
Exemple :
compte organisateur : Paris ;
type de rendez-vous : Shanghai ;
invité : Paris.
Le rendez-vous est enregistré avec une référence à Shanghai.
Toutefois, Vyte continue généralement d'afficher à l'invité l'heure correspondant à son propre fuseau horaire afin de faciliter la compréhension.
Cas n°3 : Le fuseau horaire est fixé et masqué
Il s'agit du paramétrage le plus contraignant.
L'organisateur impose un fuseau horaire de référence qui n'est pas modifiable par les participants.
Ce que voit l'invité
Sur la page de confirmation :
l'invité voit l'heure correspondant à son propre fuseau horaire ;
il voit également l'équivalent dans le fuseau horaire défini par l'organisateur.
Exemple :
type de rendez-vous fixé sur Shanghai ;
invité situé à Paris.
La page affiche :
l'heure du rendez-vous à Paris ;
l'équivalent à Shanghai.
Cette double lecture permet de limiter les erreurs liées aux conversions horaires.
Ce que reçoit l'invité par email
L'invité reçoit généralement les informations dans son propre contexte horaire.
Dans notre exemple, le rendez-vous apparaît donc à l'heure de Paris.
Ce que reçoit l'organisateur par email
L'organisateur reçoit les informations selon le fuseau horaire utilisé comme référence de son côté (généralement celui de son compte).
Pourquoi l'heure affichée peut-elle varier selon la personne qui consulte la page ?
Les pages de réservation et de confirmation sont conçues pour être facilement compréhensibles par chaque participant.
Ainsi, deux personnes consultant exactement le même rendez-vous peuvent voir :
des horaires affichés différemment ;
mais représentant le même instant dans le temps.
C'est pourquoi Vyte affiche souvent :
l'heure locale du visiteur ;
l'équivalent dans le fuseau horaire de l'organisateur ou du type de rendez-vous.
À retenir
Le fuseau horaire du type de rendez-vous permet de définir la référence horaire d'un événement spécifique.
Il est particulièrement utile lorsque :
✓ tous les rendez-vous doivent être associés à un même lieu ;
✓ vous travaillez avec une équipe basée dans un autre pays ;
✓ vous souhaitez éviter les erreurs de conversion entre participants.
Lorsque ce fuseau est fixé et masqué, les participants continuent généralement à voir les horaires dans leur propre fuseau horaire, avec une indication de l'équivalent dans le fuseau de référence du rendez-vous.