Quel est l'objectif de cette configuration ?
Cette fonctionnalité permet à vos invités de sélectionner différents critères (service, compétence, région, etc.) tout en :
trouvant automatiquement un membre disponible répondant aux critères choisis ;
réservant simultanément un lieu disponible ;
affichant automatiquement le lieu dans la confirmation de rendez-vous.
Étape 1 : Créer vos équipes métier
Que dois-je faire ?
Accédez à la section Équipes de Vyte.
Créez des équipes correspondant à votre organisation.
Par exemple :
Équipe Littérature
Équipe Tutorat
Équipe EMEA
Équipe Support Client
Pourquoi ?
Ces équipes permettront aux invités de choisir le type d'accompagnement ou de service dont ils ont besoin.
Étape 2 : Associer des tags aux équipes
Que dois-je faire ?
Ouvrez les paramètres de chaque équipe.
Ajoutez les tags correspondant à leur spécialité ou à leur périmètre.
Exemples :
Littérature
Tutorat
EMEA
Formation
Conseil
Pourquoi ?
Les tags permettent de filtrer les équipes et d'orienter les invités vers les bons interlocuteurs.
Étape 3 : Créer une équipe dédiée pour chaque lieu
Que dois-je faire ?
Créez un utilisateur représentant chaque lieu à réserver.
Créez une équipe distincte pour chaque lieu.
Ajoutez uniquement l'utilisateur correspondant à ce lieu dans son équipe.
Exemples :
Salle Paris → équipe « Salle Paris »
Salle Londres → équipe « Salle Londres »
Salle Formation → équipe « Salle Formation »
Pourquoi ?
Chaque lieu devient une ressource réservable dont la disponibilité est vérifiée automatiquement.
Étape 4 : Ajouter les membres dans plusieurs équipes si nécessaire
Que dois-je faire ?
Associez un même utilisateur à plusieurs équipes lorsqu'il possède plusieurs compétences ou intervient dans plusieurs domaines.
Par exemple, un collaborateur peut appartenir simultanément aux équipes :
Littérature
Tutorat
EMEA
Pourquoi ?
L'utilisateur pourra être proposé aux invités dès lors qu'il correspond aux critères sélectionnés.
Étape 5 : Configurer la page de réservation
Que dois-je faire ?
Créez ou modifiez votre page de réservation afin de permettre aux invités de sélectionner les critères souhaités (tags, équipes ou services).
Résultat
Vyte recherchera automatiquement les personnes et les lieux répondant aux critères choisis.
Que voit l'invité lors de la réservation ?
L'invité sélectionne les critères correspondant à son besoin.
Vyte affiche alors :
les disponibilités des membres appartenant aux équipes concernées ;
uniquement les créneaux où les personnes répondant aux critères sont disponibles.
Comment le lieu est-il attribué ?
Lorsqu'un créneau est sélectionné :
Vyte vérifie la disponibilité du lieu associé.
Le lieu est automatiquement réservé s'il est libre.
Le lieu est ajouté à l'événement et aux communications envoyées aux participants.
Que retrouve-t-on dans l'e-mail de confirmation ?
Le lieu réservé apparaît automatiquement comme Lieu par défaut dans :
l'e-mail de confirmation ;
l'invitation calendrier ;
les informations du rendez-vous.
Les participants disposent ainsi immédiatement des informations nécessaires pour se rendre au rendez-vous.