Objectif
Permettre à vos équipes de proposer des disponibilités différentes selon les lieux (bureaux, agences, etc.) et de garantir que les clients ne puissent réserver qu’au bon endroit, au bon moment.
Comment cela fonctionne dans Vyte
La gestion des disponibilités par lieu repose sur une organisation en deux niveaux :
Les utilisateurs “équipe” (vos collaborateurs)
Les utilisateurs “lieux” (vos bureaux / emplacements physiques)
Chaque lieu est traité comme un utilisateur à part entière dans Vyte, ce qui permet de lui associer une page de réservation et des disponibilités propres.
1 - Création de la structure par l’administrateur
L’administrateur met en place l’organisation globale :
Il crée un utilisateur Vyte pour chaque lieu (ex : Bureau 1, Bureau 2, Bureau 3).
Pour chaque utilisateur “lieu”, il configure une “Ma Page Vyte” dédiée.
Dans cette page, il renseigne les informations du lieu (ex : Bureau 1 – 19 rue Vaugirard, 75005 Paris).
Il définit ensuite les disponibilités propres à ce lieu.
👉 Chaque lieu possède donc sa propre page de réservation et ses propres horaires d’ouverture.
2 - Paramétrage des collaborateurs
Chaque membre de l’équipe :
Crée ses types de rendez-vous liés aux lieux (ex : “Bureau 1”, “Bureau 2”…)
Définit ses disponibilités par type de lieu selon ses jours de présence
Exemple : disponible au Bureau 1 le lundi/mardi
Disponible au Bureau 2 le jeudi
3 - Mise en correspondance automatique des disponibilités
Une fois la configuration en place :
Vyte de fait :
les disponibilités des utilisateurs (collaborateurs)
et les disponibilités des utilisateurs “lieux”
Le système croise automatiquement ces informations pour déterminer :
si un collaborateur est disponible dans un lieu donné
et si ce lieu peut afficher des créneaux réservables
Résultat : un client ne voit un lieu et un créneau que si les deux sont compatibles (collaborateur + lieu).
Exemple concret
Prenons un collaborateur :
Lundi et mardi
Disponible pour les rendez-vous au Bureau 1
Jeudi
Disponible uniquement pour les rendez-vous au Bureau 2
Résultat côté client :
Le lundi/mardi, seuls les créneaux du Bureau 1 apparaissent
Le jeudi, seuls les créneaux du Bureau 2 sont proposés automatiquement
Résumé
Chaque lieu est un utilisateur Vyte dédié
Chaque collaborateur définit ses disponibilités par type de lieu
L’administrateur centralise la structure
Vyte synchronise automatiquement les disponibilités via un identifiant interne
Le client ne voit que les créneaux réellement possibles